¿Tienes una empresa de consultoría? Vende + y se + eficiente con una solución colaborativa cloud.

 

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Si te dedicas a la consultoría de gestión, internacionalización, formación en ventas, marketing, procesos, estratégica, calidad o asesoramiento en general, tus necesidades que habrán de ser cubiertas por tu software de gestión serán:

  • Clientes / CRM:  de modo resumido aquí tendrás que tener la información general de tus clientes, posibles clientes incluyendo segmentación por múltiples criterios, qué has hecho en ellos y qué está pendiente, las oportunidades comerciales abiertas con ellos y tener acceso online a esta información desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
  • Gestión Servicios:  recoger todas las acciones que vamos realizando sobre ese cliente / expediente, reflejando claramente qué se ha hecho y qué está pendiente de realizar de los trabajos contratado tipificando los diferentes tipos de servicios ya que a partir de ellos se gestiona la carga de trabajo de nuestros colaboradores, su planificación y desearemos generar informes basados en diferentes criterios como tipo de servicio, persona involucrada, cliente, fechas y tiempos, etc.
  • Documentos. Necesitas tener tu documentación guardada de modo segura y fácilmente accesible pudiendo buscar la documentación por múltiples criterios como asunto, autor, cliente, fechas y tipo de documento entre otros. Necesitas poder establecer quién puede ver y editar la documentación y además que para acceder a ellos lo puedas hacer de modo sencillo sin conocer complejas estructuras de carpetas que probablemente llegado un momento no recuerda ni el que las creó. Más adelante en este post explicaremos las diferencias entre una gestión documental y un repositorio de documentos ya que son cosas bien distintas y conviene estar alerta ante los -artificios marketinianos- en las páginas web de algunos fabricantes de software los cuales cofunden al público en general hablando de gestión documental cuando realmente se trata de simples repositorios de documentos lo cual no aporta nada positivo ni al cliente ni al sector.
  • Expediente, proyecto,… como lo quieras llamar. Aquí tienes un maestro que aglutina cliente, documentos, acciones realizadas, horas imputadas y cualquier otra información que sea relevante en tu gestión de cada uno de los proyectos que realizas en tu cliente.
  • Gestión de empleados, colaboradores ya sea personal propio como terceros que prestan servicios para ti en determinados proyecto y en los que se registrará las actividades que realizan, documentación, su planificación e información general de ese empleado / colaborador.
  • Facturar y contabilizar

 

Probablemente de todo lo anteriormente expuesto, tengas en este momento resuelto desde el punto de vista de software de gestión tu facturación y contabilidad ya sea que lo haces tu mismo o a través de un asesor externo  que realiza la contabilidad por ti.

Para el resto …. Pues seguramente, muchos listados en excel, Outlook con contactos, post-it y miles de ficheros con documentación valiosísima guardados en diferentes ordenadores o en el mejor de los casos subidos a algún servidor interno o cloud en una maraña de carpetas que complica su fácil búsqueda o control de quien puede ver  y editar qué.

En cualquier caso, es muy probable que a menudo te preguntes qué pasa si mañana Pepe se va o tienes que prescindir de Juan.

Curiosamente es probable que hayas invertido, poco o mucho, pero en cualquier caso algo, en gestionar tu facturación y contabilidad, es decir, donde registras el valor generado pero precisamente no has invertido nada o casi nada en donde realmente se genera el valor: en gestionar clientes y personas que interactúan y generan valor a través de procesos y documentos.

Seguro que excusas no te han faltado: tiempo, dinero, complejidad, es que no se, miedo…  y te digo una cosa, probablemente en algunos puntos nadie te pueda quitar la razón, me explico:

  1. Por qué has invertido en la facturación o la contabilidad antes que donde se genera el valor:  pues sencillo, porque a partir de un número de transacciones, generalmente pequeños, si no automatizas esto es prácticamente incontrolable de modo inmediato.
  2. Porque cuando has mirado en el mercado que había para cubrir tus necesidades, lo que te han ofrecido era un gestor de contactos que llamaban CRM o una plataforma sobre la que te iban a desarrollar para ti y sólo para ti no se cuantas cosas y te decían que en unos 6 meses el proyecto estaría terminado y que te costaría no se cuantas decenas de miles de euros. Por otro lado, por colegas tuyos de profesión, tienes constancia de que la realidad es que los meses se alargaron al igual que lo hizo el presupuesto y esto puede ser asumido por algunos pero no por ti si eres una pequeñas o mediana consultora donde está muy bien hablar de largo plazo pero sabes perfectamente que este no existe si no eres capaz de generar ingresos mes a mes y no estás para proyectos –entelequia- que no tengan un retorno claro.
  3. Porque seamos realistas, ¿Cómo vamos a buscar lo que no sabemos que existe?. ¿Qué es eso de una solución colaborativa?, si este es tu caso, no te preocupes, es lo más habitual aquí en España, desafortunadamente incluso personas del sector están todavía anclados en el mundo del ERP el cual ojo, siendo muy necesario en distribución y producción, evidentemente no son la solución que necesita una empresa de servicios PYME. … Sí, sí, ya sabemos que los grandes del sector se han gastado millones en una aplicación de ERP que básicamente les sirve para emitir facturas y contabilizar y la gente que generan el dinero en la empresa siguen, al igual que la mayor parte de los pequeños con sus hojas de excel, sus listados de contactos en Outlook e interactúan …. con post-it.  Bien!!!, porque aquí tienes un punto donde generar una ventaja competitiva, porque ellos es muy probable que continúen así durante mucho tiempo ya que implantar una solución colaborativa en estas organizaciones –políticamente- tan complejas es prácticamente inviable, mientras que en tu empresa de consultoría mediana-pequeña esto lo podrás hacer hoy de un modo muy sencillo.
  4. Porque cuando has pensado en algo más que la contabilidad, facturación y un gestor de contactos que te dijeron que era un CRM, has considerado que eso es un –nice to have- y que mañana puedes seguir trabajando sin haber valorado correctamente el potencial de impacto en tu cuenta de resultados en el corto, medio y largo plazo que puede tener una adecuada solución colaborativa.
  5. Porque sencillamente hasta ahora, no había en el mercado buenas soluciones colaborativas pensadas para PYMEs que pudieras arrancar prácticamente de modo inmediato en tu empresa a precios muy reducidos. Esto era sencillamente impensable hasta hace bien poco.

 

De modo general hablaremos de solución colaborativa como aquella permite integrar a clientes y empleados mediante procesos y documentos y que se centrará en dar soporte a la creación y optimización del valor. Sin ponernos demasiado teóricos, realmente un CRM necesariamente ha de ser una solución colaborativa; me explico, sabemos que CRM es una estrategia de gestión empresarial en la que ponemos al cliente como centro de nuestra actividad y que CRM desde el punto de vista de software de gestión es la plataforma tecnológica que ha de soportar esa estrategia empresarial, pues bien,  un software CRM para lograr ese objetivo deberá de integrar clientes, personas, documentos y procesos. Por tanto una solución de gestión colaborativa cloud (u on-premise) o un –verdadero- CRM, desde el punto de vista funcional, incluirá la funcionalidad tradicional de los CRM + HRM gestión de recursos humanos + gestión documental + BPMs  gestor de procesos / tareas / flujos de trabajo + proyectos. Puedes encontrar una explicación extensa sobre herramientas de software colaborativo en wikipedia

Para recoger las necesidades anteriormente expuestas, de forma general, requerirás la siguiente funcionalidad:

V1.1-03

  • CRM deberá de permitirte, al igual que todo el resto del sistema, poder añadir campos adicionales (ojo sin necesidad de llamar a los ingenieros de la Nasa), conectar procesos, visualizar acciones realizadas y pendientes, acceder a sus documentos, facilitar la gestión de tu fuerza de ventas, visualizar sus oportunidades y generar tus propios informes de modo sencillo.  A la hora de valorar una solución colaborativa desde el punto de vista de la funcionalidad tradicional de CRM, te sugiero el post -5 características a tener en cuenta al elegir un CRM Cloud-
  •  Gestión documental: los documentos se podrán guardar de forma segura asociados a clientes, expedientes, empleados, productos o servicios controlando quién puede ver y editar qué documentos y pudiendo hacer búsquedas por cualquiera de los criterios: asunto, clientes, empleados, fechas de creación, modificación, etc  Es además importante tener control de qué documentos ha visto o creado cada persona. Al valorar una gestión documental es importante distinguirla de lo que es un simple repositorio de documentos. De forma simplificada, desde el punto de vista técnico, un repositorio de documentos almacena los mismos en disco duro, ya sea en tu ordenador, servidor o en un servicio cloud como dropbox https://www.dropbox.com/   Una gestión documental verdadera va a guardar tus documentos en base de datos, de ese modo tendrás todas las ventajas que una base de datos te ofrece, pudiendo conectar cada documento a múltiples entidades (clientes, empleados, procesos, proyectos,..) control de lectura por niveles de seguridad, edición por roles de acceso al sistema, etc. Por este motivo, cuando un fabricante en su página web hable de gestión documental, es bueno pedir que aclaren si se trata de un repositorio de documentos con sus carpetas o un verdadero sistema de gestión documental.

flujo de trabajo

  • Gestión de flujos de trabajo / procesos / tareas / BPM. La gestión por procesos es clave en cualquier organización y en una empresa de servicios tiene un retorno claro y rápido. A partir de los procedimientos recogerás las diferentes actividades de tu organización de un modo estructurado. Esto te facilitará saber quién tiene que hacer qué en cada momento, qué se ha hecho y que está pendiente. Además a partir de los procedimientos gestionarás la planificación de las personas, podrás generar alarmas y cualquier tipo de informe. En un configurador de procesos defines las fases del mismo, condicionales, personas o grupos de personas involucradas así como los campos / información de cada una de las fases. Es importante que el sistema disponga de un configurador de procesos muy fácil de utilizar, que cualquier usuario con un poco de formación en el mismo pueda crear los procedimientos de la empresa y que no existan limitaciones en el número de pasos o en poder introducir tantas condicionales como sean necesarias. Hasta hace bien poco, todo esto recogido en este párrafo era básicamente una entelequia, hoy tienes a tu disposición alguna solución colaborativa cloud que incluye BPM online sorprendentemente potente y fácil de utilizar. Si te interesa el mundo de la gestión por procesos en las PYMEs de servicios, te sugiero que leas el post –procesos sencillos que aportan gran valor en la PYME-
  • Gestión proyectos, expediente. El maestro del proyecto o expediente deberá de aglutinar toda la información relacionada con el mismo, es decir, cliente, actividades (procesos, flujos de trabajo), documentación, horas imputadas, presupuestos presentados e igualmente que el resto de maestros del sistema poder añadir campos adicionales que podrás utilizar en tus informes de un modo sencillo.
  • RRHH: tanto empleados como colaboradores deberán de tener su ficha en el sistema, con la que gestionaremos desde su perfil dentro del sistema, es decir, qué pueden hacer y ver en el mismo, además, al igual que ocurre con la ficha del cliente, estará accesible su documentación los flujos de trabajo en los cuales están involucrados y su planificación. Si quieres profundizar en este tema, te sugiero el post: -Funcionalidad RRHH soluciones cloud que facilitan la gestión e incrementan la satisfacción del empleado en las PYMEs-

 

Algunas características que tienen las soluciones colaborativas cloud para las consultoras son:

  • Seguras. Por el hecho de ser cloud sus datos van a estar alojados en empresas de hosting que son especialistas en este trabajo y que te van a permitir acceder a unos recursos tecnológicos y humanos de primer nivel. En el mundo cloud las economías de escala son muy importantes, y esto entre otras cosas, permite que tus datos estén alojados con la máxima seguridad y con un impacto en el precio final pequeño. Es prácticamente imposible que una PYME por su cuenta pueda llegar a tener los mismos niveles de seguridad que va a ofrecerte una empresa de hosting a través de la solución cloud.
  • Muy fáciles de utilizar. Ojo estamos hablando de modernas soluciones de gestión cloud, no me refiero aquí al software viejo que ahora también se vende en modo pago por uso instalado en un hosting, las características del software en cuanto a usabilidad no cambian por alojarlo en un servidor externo. La diferencia radica en que cuando hablamos de modernas soluciones cloud que han sido concebidas desde el inicio para el mundo cloud, con una arquitectura moderna, han sido diseñadas teniendo en cuenta la característica esencial de que han de ser fáciles de utilizar, y el motivo es muy simple, el mundo cloud es rentable sólo con volumen y por tanto deberán de estar diseñadas para ser utilizadas por miles de usuarios que puedan trabajar con el sistema de un modo sencillo y esto es hoy día posible gracias a la tecnología que facilita crear aplicaciones mucho más fáciles de utilizar. A este respecto, os sugiero el video –Ventajas del Software de Gestión Cloud para PYMEs-

Como resumen de las ventajas que las soluciones colaborativas cloud os van a ofrecer a las empresas de consultoría destacamos:

Vende +:

  • Facilita la labor de tus vendedores al poder organizar mejor su agenda, contactos, documentos y tareas desde su ordenador, tablet o teléfono.
  • Gestiona mejora las oportunidades de venta sabiendo quien tiene que hacer qué en cada momento.
  • Céntrate en los clientes que te aportan valor al conocer qué carga de trabajo te genera cada uno.
  • Podrás utilizar la solución también para tus clientes como plataforma tecnológica, esto dará más valor a tus servicios de consultoría permitiéndote generar más ingresos y a diferencia de lo que ocurría en el pasado, las modernas soluciones colaborativas cloud no requieren de ningún conocimiento técnico para su configuración y uso.

Reduce costes innecesarios, sé + eficiente:

  • Conecta ventas con administración mediante procesos sencillos y claros.
  • Gana eficiencia al estandarizar los procesos que generan valor en tu organización.
  • Mejora tu servicio con tareas que conectan clientes, empleados y fechas.
  • Mantén toda tu información de clientes, empleados, productos y servicios accesible de modo organizado, seguro y económico.

 

Un buen empresario me decía hace poco que el siglo XXI es el de las empresas rápidas que sacan provecho de los cambios. Hoy una empresa PYME tiene acceso a tecnología que le hace eliminar muchas de las ventajas competitivas que obtenían grandes empresas por sus economías  de escala y a diferencia de los grandes tiene muchas más posibilidades de ser más rápida adaptándose a los cambios y sacando provecho de los mismos, lo cual incremente sustancialmente sus probabilidades de éxito.

Las soluciones colaborativas cloud van en esta línea y os permiten a las empresas de consultoría vender +, ser + eficientes y en definitiva propulsar vuestro negocio. Aprovechadlo!!!

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