Propulsa tu PYME exportadora con una solución para ventas Cloud

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Comenzamos recogiendo necesidades de PYMEs exportadoras que si bien algunas de ellas pueden coincidir con el resto de PYMEs, están más acentuadas precisamente por su orientación internacional.

  • Movilidad de los empleados. Entre otras cosas implica poder acceder al sistema vía internet desde cualquier tipo de dispositivo para lo cual además de ser soluciones internet, deberán de contar con una APP específica para acceder desde teléfonos móviles.
  • Diferencias horarias implican que los sistemas han de tener alta disponibilidad; no se puede depender del horario de una persona o un departamento para hacer funcionar una aplicación en caso de problemas técnicos como caída del servidor.
  • Comunicación interna clara; errores de interpretación en los comunicados pueden costar importantes cantidades de dinero y tiempo cuando nos movemos en un entorno internacional .
  • Procedimientos estructurados que conecten ventas, servicios / logística y administración. Los procedimientos han de ser claros para toda la organización independientemente de que estemos trabajando en múltiples ubicaciones físicas.
  • Gestión de las oportunidades de venta; La oportunidad de venta entre otras cosas deberá de obtener información como la fase en la que se encuentra, las acciones realizadas, la documentación relacionada, probabilidad de cierre, etc; todo aquel con derecho de acceso a la información puede saber sin necesidad de preguntar al vendedor que en ese momento puede estar en un avión o en un horario distinto, en qué estado se encuentra la oportunidad, que se ha hecho, cuál es el siguiente paso, que documentos hemos intercambiado con el cliente etc.
  • Documentos guardados de modo seguro y fácilmente accesibles en cualquier momento evitando complejas estructuras de carpetas en árbol que sólo entienden los que las han montado. Queremos que cada persona encuentre fácilmente los documentos a los que tiene acceso.
  • Planificación. ¿Y dónde está hoy Martínez?  Pues no preguntes a nadie, simplemente entra en su planificación y míralo.
  • Alarmas. ¡Vaya, olvidé entregar al transitario los documentos que me pidió! Todos los que estáis en comercio internacional lo sabéis, aquí cualquier error / olvido, puede costar mucho dinero.
  • ¿Quién es quién? Pues podemos ser una pequeña empresa, pero fácilmente tener comerciales ó agentes en 3 ó 4 países y nos interesa poder interactuar con estas personas en una intranet que, ciertamente no eliminará todas las barreras físicas, pero que sí hará más fácil el que podamos colaborar con gente con las que quizá nunca nos hayamos visto en persona.

 

Bien, pues ahora vamos con la solución a las necesidades planteadas:

 

  • Cloud implica, entre otras cosas, que la aplicación está alojada en una infraestructura de servidores externa. Cuando hablamos de aplicaciones 100% cloud, nos referimos a soluciones que tienen una arquitectura –multitenant- (Multitenancy, qué es y su importancia en soluciones de gestión cloud para Pymes), es decir, pensadas para ser utilizadas por múltiples empresas y que generalmente van a estar alojadas en empresas de hosting de alta disponibilidad, superior a un 99%, es decir, te garantizan que más del 99% del tiempo podrás utilizar el sistema. Las economías de escala son enormes en el alojamiento de aplicaciones y datos, es por esto que difícilmente una empresa con sus propios recursos va a poder competir aquí en eficacia y eficiencia con una empresa de hosting.

Otras ventajas que te va a ofrecer una aplicación cloud por el hecho de ser cloud son:

  • No tienes que instalar nada ni en tus ordenadores ni en tu servidor, un navegador de internet es suficiente.
  • No te preocupes por las copias de seguridad; se realizan automáticamente y además generalmente se guardarán en distintas ubicaciones físicas.
  • No te preocupes de las actualizaciones. La empresa responsable de la aplicación se dedicará a realizarlas.
  • Pago por uso; muchos proveedores además te ofrecerán pago mensual sin obligación de permanencia y pagarás por el número de usuarios que trabajen con el sistema; es decir, no tienes que invertir en software, ni en hardware, ni que vaya a tu casa un –ingeniero de la Nasa- a hacer una compleja instalación.

 

  • CRM. Facilita la labor de tus vendedores pero además del resto de la organización, que todo aquél que deba de tener acceso a la información de clientes, ventas, oportunidades abiertas, etc lo tenga disponible de un modo sencillo. Hoy tienes acceso a soluciones CRM de uso inmediato y que además disponen de amplias posibilidades de configuración y nuevamente, no necesitas contratar a ingenieros de la Nasa para beneficiarte de estas aplicaciones, lo puedes arrancar tú mismo puedes trabajar contratar servicios para que te ayuden durante el arranque y hoy lo puedes hacer a precios muy competitivos.  CRM y procesos es un post que te amplía información sobre el CRM y la importancia de la gestión por procesos en un CRM
  • Procesos, flujos de trabajo, tareas, BPM …. Llámalo como quieras, pero lo que es clave es que puedas gestionar de un modo estructurado los procesos de tu empresa. Procesos de ventas, servicios, administrativos, RRHH, calidad… Piensa en tu organización, determina qué procesos son claves para vosotros en la generación y gestión del valor, céntrate en estos procesos y recógelos en tu sistema. A partir de estos procesos podréis interactuar todos los empleados de un modo estructurado sabiendo quién tiene que hacer qué en cada momento.  A partir de los procedimientos gestionaréis la planificación de las personas, su carga de trabajo, generación de informes relevantes, etc.  Los procesos son claves, te facilitarán ganar dinero y evitarán que lo pierdas por olvidos, malentendidos, yo no sabía….  Procesos sencillos que aportan gran valor en la PYME es un post que recoge algunos procedimientos que fácilmente puedes implementar en tu organización y que generan un retorno inmediato.
  • Gestión documental -No encuentro nada-  ¿Escuchas esta frase todas las semanas en tu empresa?   Pues si es así, seguramente en tu empresa no están definidos los procesos básicos ni tienes un sistema de gestión documental mínimamente decente. Tu sistema de gestión documental te ha de permitir guardar los documentos con el pertinente nivel de seguridad (controla quién puede leer ese documento) asociados a tus clientes, oportunidades de venta, empleados, procedimientos, productos y servicios y búscalos por cualquiera de los conceptos.
  • Calendario, agenda compartida.
  • Comunicaciones internas. Te permite disponer de un muro de noticias donde compartir información entre empleados salvando parcialmente las distancias físicas.

Las PYMEs exportadoras estáis demostrando un nivel de actividad y profesionalidad superior a la media. Las soluciones cloud os ayudarán a impulsar vuestro negocio facilitando la generación de ingresos y la optimización de costes. Hoy en día están a vuestro alcance por cuotas mensuales muy reducidas. ¡Aprovechadlo!

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