Crea en Minutos Procedimientos Personalizados para tu PYME

En este post os vamos a enseñar a crear flujos de trabajo o procedimientos personalizados en minutos.

Para ello incluimos 2 videos el primero de los cuales explicará qué son y para qué sirven los flujos de trabajo, ejemplos y ventajas para las PYMEs; en el segundo de los videos se mostrará un ejemplo de flujo de trabajo estándar y se creará un procedimiento personalizado.

 

 

Cuando hablamos de Soluciones Colaborativas, incluyen además del CRM Customer relationship Management, gestión avanzada de tareas o BPM Business Process Management, gestión de RRHH y gestión documental.

El mundo Cloud está permitiendo que las soluciones colaborativas lleguen a las PYMEs y pudan beneficiarse de ellas de un modo rápido, seguro y económico, porque es precisamente las PYMEs las que más se pueden beneficiar de las ventajas que aportan estas soluciones en cuanto a incrementos de eficacia y eficiencia ya que su implementación es muy sencilla y rápida en comparación con empresas de mayor tamaño.

  1. Flujos de Trabajo, ¿Qué son?

Cuando hablamos de flujos de trabajo nos referimos a gestionar electrónicamente los procesos relevantes de nuestra organización. A través del flujo de trabajo vamos a poder recoger en el sistema las fases del mismo, las personas o grupos de personas involucradas en cada una de las fases, los campos que hay que registrar en cada fase, cuáles de esos campos son obligatorios, visibles, editables, y poder establecer condicionales en el procedimiento, es decir, que dependiendo de la información contenida en una de las fases del procesos determinemos cómo se comporta el mismo.

Independientemente de que estemos en el mundo de los servicios, distribución o producción, todas las organizaciones tenemos procedimientos; en algunas organizaciones estos procedimientos están claramente definidos mientras que en otras, la mayor parte, no lo están; sin embargo aunque los procedimientos no estén formalizados, en todas las organizaciones existen; diferente es, qué soportes utilizamos para recoger estos procedimientos; por lo general serán los soportes que utilicemos para comunicarnos dentro de nuestra organización, es decir, e-mail, teléfono, documentos de Word, excel, post-it, agendas online o en papel, etc.

  1. Ejemplos de procesos

En todas las áreas de nuestra empresa tenemos procesos; ventas, servicios, logística / producción, administración, RRHH.

En el departamento de ventas, encontramos procedimientos como gestión de llamadas, registro de visitas, procedimientos relacionados con la elaboración y presentación de presupuestos y seguimiento de oportunidades de ventas.

En RRHH algunos procedimientos habituales son altas, bajas, vacaciones, enfermedad y otras ausencias.

Procedimientos administrativos: solicitud facturación, gestión cobro, reclamaciones de gastos, solicitud compra, etc.

Hay procedimientos que afectan a un único departamento mientras que otros afectan a varios facilitando el trabajo colaborativo entre personas de diferentes áreas de la organización.

La mayor parte de los procedimientos recogidos en los párrafos anteriores son comunes en la mayor parte de las PYMEs aunque la forma de gestionarlos y recogerlos en el sistema variará.

Uno de los principales valores que va a aportar un BPM online a una PYME es que va a permitir recoger en el sistema los procedimientos personalizados de la organización lo cual supone una gran ventaja que redundará en mejoras de eficacia, eficiencia e incrementos en la calidad de servicio al cliente.

Puedes leer más información en procedimientos sencillos que aportan un alto valor a la PYME

  1. Ventajas para las PYMEs
  • Facilitan el trabajo de nuestros colaboradores, ya que cada uno sabrá lo que tiene qué hacer en referencia a cada actividad en concreto.
  • Permite que los departamentos interactúen y se comuniquen de un modo estructurado.
  • Incrementa el control de cada empleado con su trabajo realizado y de la dirección sobre el total de la organización.
  • Facilitan la detección de cuellos de botella.
  • Reducen las posibilidades de olvidos al contar con sistemas de alarmas basados en la información recogida en los procesos.
  • Facilitan optimizar la gestión de nuestra capacidad ya que a partir de los procesos podemos gestionar la planificación de empleados / colaboradores.
  • Mejoran la calidad de servicio al cliente como consecuencia de varios puntos expresados anteriormente: reducción de olvidos, optimización de planificación, actuación interdepartamental de un modo estructurado,…

 

En definitiva, la gestión por procesos nos va a ayudar a incrementar eficacia y eficiencia y por tanto incide claramente en nuestra cuenta de resultados.

 

  1. Consejos a la hora de definir e implementar flujos de trabajo en tu PYME
  • Céntrate en los más importantes, es decir, en aquellos directamente involucrados en la generación de ingresos, que aporten claros incrementos en eficiencia o que en definitiva afecten a la sostenibilidad de tu empresa.
  • Cuanto más sencillos mejor. Técnicamente podrás soportar procesos muy complejos, pero lo importante del proceso es que cumpla y aporte valor. Para que el proceso se cumpla va a ayudar el hecho de que sea sencillo y fácilmente entendible por la gente involucrada.
  • Comienza a utilizar el sistema con pocos procedimientos y que aporten un valor claro a las personas que los ejecutan. No esperes a tener un mega sistema que cubra todos los procedimientos de tu organización para que los usuarios comiencen a trabajar con el mismo; todo lo contrario, empieza con unos cuantos procedimientos básicos y ya los irás incrementando a medida que tu organización se habitúa a trabajar por procesos; En cualquier caso, siempre es recomendable que no pongas demasiados procedimientos en tu organización, tienes que encontrar el difícil equilibrio entre tener recogidos todos los procedimientos relevantes de tu organización y que la misma sea ágil, y flexible aprovechando las ventajas que te otorga la gestión por procesos y que éstos sean asumidos por todos los usuarios ya que ven las ventajas que éstos les aportan en su trabajo individual y en la gestión general de la organización.

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