5 Pasos para funcionar con un CRM Cloud en 2 horas

iSiigo CRM Cloud

En este post te vamos a enseñar a realizar una configuración básica de tu CRM Cloud para una PYME o autónomo que te permita estar trabajando en solamente 2 horas una vez que te has dado de alta en el servicio.

Obviamente en 2 horas el sistema no quedará totalmente personalizado a tus necesidades, pero  vamos a darte las indicaciones necesarias para que en este tiempo el sistema cubra de modo general tus necesidades básicas y puedas comenzar a trabajar con el mismo.

Tienes que tener en cuenta que lógicamente existen diferencias entre los productos y para el detalle exacto de la configuración habrás de tener en cuenta el producto específico que estés utilizando; sin embargo, la lógica de los pasos de configuración aquí registrados es válida para la mayor parte de las soluciones CRM Cloud modernas. Por otro lado, si no conoces el sistema que vas a utilizar, la configuración te llevará algo más de tiempo porque a medida que configuras irás aprendiendo dónde se encuentran cada uno de los botones. En cualquier caso, si es un buen CRM Cloud, ten por seguro que se han dedicado importantes esfuerzos para lograr una muy buena usabilidad, lo que te permitirá que aunque tardes algo más de tiempo, si lo deseas, tú mismo puedas hacer la configuración que necesitas para trabajar con la solución quizá no en 2 horas, pero sí en un tiempo bastante aceptable.

Nota: Como queda reflejado más adelante en el post, si tienes que importar cuentas, no estamos incluyendo aquí el tiempo que tardes en limpiar y depurar los datos lo cual puede llegar a ser un proceso largo y tedioso dependiendo de cantidad y calidad de los mismos. en cualquier caso, lo que logramos hoy hacer en tan poco tiempo con algunos CRM Cloud es sencillamente sorprendente.

¿2 horas y funcionando?

Ni yo mismo hubiera pensado que esto es posible hace tan sólo un par de años; ahora hablamos no desde la teoría, sino desde los más de 1,500 clientes que en nuestro caso hemos en funcionamiento en aproximadamente año y medio, y además afirmamos que no somos el único CRM Cloud del mercado que permite que comiences a funcionar en este tiempo, sino que puedes encontrar diferentes soluciones que se adapten a tus necesidades y presupuesto. Por otro lado, también reconocemos que es esta es una tarea fácil para los que nos dedicamos a esto y seguro que si no has trabajado antes con otros CRM, te llevará más tiempo; pero aun así, los buenos CRM Cloud para PYMEs están pensados para que tú mismo los puedas arrancar de un modo rápido y sencillo y además en muchos casos podrás contar con la ayuda directamente del fabricante y/o de alguno de sus colaboradores.

Si te dedicas a la consultoría de software de gestión con productos tradicionales es probable que te sorprenda que hablemos de arranques tan rápidos; todavía recuerdo hace no muchos años cuando trabajaba en un fabricante de software de gestión tradicional, un presupuesto elaborado por nuestro director de consultoría para un cliente que básicamente necesitaba para 10 usuarios un gestor de contactos, documentos y unos cuantos procesos básicos del departamento comercial, el cual ascendía sólo en servicios a la interesante cifra de 60 jornadas de consultoría y cerca de 40,000 euros… sólo instalar el software y base de datos eran 2 días de trabajo, y ojo que era una estimación y había que cruzar los dedos para que no tuviéramos problemas con el sistema operativo, antivirus, la base de datos, no sé qué historias del service pack… vamos que ya veríamos en cuanto se convertía la estimación inicial;  bien, eran otros tiempos, otros productos y muy importante también, otro modelo de negocio donde el cliente pagaba por licencias, consultoría y mantenimiento y había que maximizar tres cuentas de pérdidas y ganancias; afortunadamente para los clientes especialmente PYMEs, esto es historia con el mundo cloud.

Por otro lado, aquí no decimos que la consultoría no sea necesaria, que lo es para determinadas empresas, especialmente para empresas de tamaño mediano-grande; ni tampoco decimos que en 2 horas vayas a estar al 100% del uso del sistema. Lo que aquí decimos es que recogemos un procedimiento de trabajo básico de configuración que en 2 horas permitirá a muchas pequeñas empresas y autónomos poder comenzar a trabajar con la solución CRM Cloud elegida cubriendo sus necesidades básicas.

Pasos procedimiento configuración:

  1. Configuración RRHH, accesos.

Lo primero que vamos a hacer es configurar los accesos de los diferentes usuarios:

  • Da de alta en el sistema las fichas d cada uno de los empleados, establece el organigrama ya que la relación de dependencia en ocasiones va a ser necesaria para determinados procesos (ej. la aprobación de un determinado proceso ha de ser realizado por su jefe)
  • Asocia el nivel de seguridad a la ficha del empleado. Esto servirá para determinar qué documentos y tareas puede ver; además, existen CRM Cloud que te permitirán establecer control de visualización y edición por nivel de seguridad en las fichas de terceros (clientes,  posibles clientes, proveedores, otros),  contactos, empleados, productos y/o servicios, oportunidades y expedientes.
  • Usuario / s administrador. Ojo, mira bien a quién le das el derecho de usuario administrador ya que éste podrá hacer todo el sistema. Lo aconsejable es tener el mínimo número de usuarios  administradores posible.
  • Roles. Los roles te van a permitir varias cosas:

     

     

    • Controlar a qué botones de menú tienen acceso los usuarios.
    • Controlar derechos de función ej. activar / inactivar cuentas, borrar documentos, borrar eventos,…
    • Los roles serán utilizados en procesos. Ej. una solicitud de generación de factura ha de ser realizada por el grupo de usuarios que tenga el rol de administración.

Definir exactamente los roles a la primera es una tarea compleja. Por lo general, los sistemas ya traen roles creados por defecto, quizá en tu empresa ya ves determinados roles que tienen que estar claros: rol comerciales, rol dirección,… Aquí es aconsejable que crees roles genéricos amplios y a medida que vas utilizando el sistema los vas ajustando y creando roles más específicos. Especialmente para cuentas pequeñas, para arrancar rápidamente, utiliza los roles que trae el sistema por defecto y crea un rol amplio que ya irás ajustando posteriormente.

 

  1. Configuración Maestros Cuentas y Oportunidades.

Antes de empezar a añadir y quitar campos, un truco: piensa en qué informes generas y esto te determinará qué campos necesitaras en los maestros de terceros / productos y servicios y tareas o procedimientos. Es decir, si quieres un informe de clientes / prospectos por origen, lógicamente el campo origen con un desplegable que recoja los diferentes orígenes de la cuenta ha de aparecer en la ficha del cliente

  • Ajusta la ficha de las cuentas: clientes, posibles clientes, contactos, proveedores, otros. Simplifica la ficha eliminando todos los campos que no sean necesarios. Por lo general los CRM van a traer por defecto muchos campos pensando en empresas de distintos sectores, elimina (oculta) todos aquellos campos que a ti no te aportan valor o que no vas a utilizar en este momento; para qué quieres 6 criterios de segmentación si sólo utilizas 2 ó 3.
  • Da de alta campos específicos que necesitas. Te parecerá curioso, pero lo normal es que tengas que ocultar campos que trae por defecto el sistema y sin embargo tengas que crear campos específicos que tú necesitas.  Esto es lógico, ya que los CRM se hacen pensando en un amplio espectro de posibles usuarios, se crean campos que se entienden que van a ser útiles para diferentes tipos de empresas y por otro lado permiten que puedas añadir campos específicos según tus necesidades.
  • Siguiendo la lógica del punto anterior, revisa la ficha de contactos, productos y servicios en cuanto a disposición de los campos, qué campos son visibles y qué campos son editables.
  • Si tienes ya cierto tamaño, o lo consideras desde el inicio conveniente, revisa los niveles de confidencialidad y roles necesarios para tener acceso a información registrada en determinados campos de las fichas de terceros, productos / servicios.
  • Segmentación de cuentas. Por defecto el sistema ya traerá criterios de segmentación de cuentas como sectores, subsectores, tamaños, clasificación, rango de ventas, etc. Estos criterios de segmentación se podrán mantener desde la parte de configuración CRM / catálogos. Quizá tienes que retocar alguno de los datos que traiga por defecto el sistema en los criterios de segmentación. Aquí es aconsejable dejar sólo los necesarios y que sean fácilmente entendibles por los usuarios.
  • Oportunidades: aquí por defecto el sistema ya traerá creadas fases de la oportunidad, posibilidades de cierre, razones al ganar y al perder. Revisa que tengan para ti sentido estos datos que trae por defecto; normalmente esta parte de configuración de las oportunidades la tendrás también en el área de configuración / CRM  / Catálogo / oportunidades.
  • Formatos de presupuesto. Revisa los que traiga por defecto. Si los que necesitas son complejos, lógicamente esto te llevará más tiempo.
  • Informes.  Normalmente ya tendrás una serie de informes que el sistema trae de modo estándar. Es interesante que crees plantillas de búsqueda por aquellos criterios que sean más habituales en tu empresa para que de un modo muy fácil los usuarios puedan encontrar la información que necesitan filtrando por los campos que necesitan. Piensa en los usuarios finales, cuanto más sencillo mejor.

 

  1. Configuración de la gestión documental

En principio básicamente tendrás que crear o modificar las etiquetas de búsqueda que el sistema traiga por defecto. Seguramente la plantilla de búsqueda de documentos que el sistema traiga por defecto te será suficiente: buscar por cliente, proyecto / expediente, creador, usuario, etiquetas, fechas de creación / modificación, tarea, producto / servicio. Si necesitas otros criterios de búsqueda tendrás que crear plantillas específicas. Aplica lo recogido en el punto anterior: cuanto más sencillo para arrancar mejor.

 

  1. Tareas / procedimientos predefinidos, Eventos y Alarmas

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El sistema traerá como predefinidos los procedimientos habituales:

  • Procedimientos generales: Correspondencia, nota, tarea
  • Procedimientos comerciales: Tarea comercial incluyendo diferentes tipos de actividad como llamada telefónica, visita presencial, virtual, etc, y tarea de presupuestos.
  • Procedimientos de servicios: Quejas y reclamaciones, servicio al cliente.
  • Trámites administrativos y RRHH incluyendo los diferentes tipos como altas, bajas, vacaciones, enfermedad, reclamaciones de gastos, solicitud compras, anticipos, etc.

Si no estás habituado a trabajar por procesos, lo más recomendable es que comiences a hacerlo utilizando los procedimientos que el sistema trae por defecto, y una vez que te hayas habituado a esta forma de trabajo y conozcas las ventajas que te aporta y la lógica del sistema, personalizar los procesos y crear procedimientos específicos según tus necesidades. Si lo haces al revés y desde el minuto uno comienzas a realizar personalizaciones de procesos, es muy probable que cuando luego conozcas el sistema te des cuenta que creaste procesos en el sistema innecesarios o los que creaste no están bien diseñados con lo que trabajarás 2 veces al tenerlos que replantear nuevamente. Sólamente personaliza desde el principio algún proceso que sea clave y diferencial en tu empresa.

Trabajar por procesos te ayudará a ganar eficacia, eficiencia facilitando saber que tenéis que hacer cada uno en cada momento en relación a un cliente / expediente e interactuar entre vosotros de un modo estructurado, y aquí los consejos básicos es que te centres en los procesos que realmente crean valor en tu empresa o que son fuente de destrucción de valor: fuentes de errores o deterioro de la calidad en el producto o servicio y además los intentes simplificar todo lo que puedas.

Por defecto el sistema traerá una serie de alarmas y seguramente te permite crear alarmas personalizadas basadas en los procesos. Las alarmas por lo general funcionarán avisándote desde dentro del propio sistema y generándote correos electrónicos con resumen y link a la información relevante. Es conveniente que empieces trabajando con las alarmas que el sistema trae por defecto y desactives todas aquellas que no te aportan un valor claro. Si hay demasiadas alarmas, éstas pierden su efectividad.

  1. Importación de cuentas

Si tienes que importar datos de otro sistema como clientes, posibles clientes, contactos, proveedores, normalmente los CRM van a traer una plantilla de importación de datos. Bien, quí reconozco que este punto puede hacer que te -pases- de las 2 horas. Aunque tengas los datos bien depurados, tendrás que mapear los campos de importación, es decir, indicar al sistema qué es cada una de las columnas de tu excel; esta parte se suele hacer bastante rápido, pero lo que suele dar guerra es que cuando lanzas la importación, es muy probable que te aparezcan datos que, aunque a primera vista parecían correctos, no tengan el formato adecuado, especialmente direcciones de e-mail, números de teléfono y páginas web… Bien, tienes razón, si necesitas importar cuentas muy probablemente te llevará algo más de tiempo y el esfuerzo para depurar tus datos dependerá de la cantidad y calidad de los mismos.

 

Resumen

En este post hemos recogido 5 pasos a seguir para realizar una configuración básica de tu CRM cloud que te permita estar funcionando de un modo rápido y sencillo. Hazlo tú mismo o pide ayuda a alguien con experiencia en la solución a utilizar ya sea el propio fabricante de la solución, alguno de sus colaboradores u otro usuario que ya esté trabajando con la solución.

El mundo cloud está cambiando radicalmente el software de gestión empresarial permitiendo que las empresas, especialmente las pequeñas, se puedan beneficiar de modo inmediato de soluciones muy útiles, fáciles de utilizar y económicas.

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