12 Criterios a considerar al valorar Software de Gestión Cloud

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El mundo cloud está revolucionando el sector de las tecnologías de la información y especialmente la industria del software de gestión empresarial, otorgando más poder que nunca al cliente que pasa de hacer grandes inversiones en licencias a pagar una suscripción a un servicio según sus necesidades.

Sin lugar a dudas, los más beneficiados en el corto plazo están siendo las PYMEs por su mayor facilidad a introducir nuevas aplicaciones de gestión para cubrir necesidades no satisfechas o cambiar aplicaciones existentes por haberse quedado obsoletas, y además tienen ya a su disposición un buen número de soluciones, ya sean CRM Cloud o aplicaciones de facturación y contabilidad funcionalmente completas, muy fáciles de utilizar y a precios sencillamente impensables hace tan solo unos pocos años.

En este post recogemos 12 criterios que te ayudarán a valorar software de gestión cloud especialmente si eres una PYME.

  1. Si quieres una solución Cloud, confirma que el software que estás valorando sea Cloud de verdad.  Es decir, aquí hay que distinguir claramente 2 conceptos.  SaaS, software as a service y ASP Application Service Provider

Los fabricantes tradicionales como SAP, Oracle y Microsoft, A3 ofrecen sus aplicaciones en modo ASP generalmente a través de partners, ya que prácticamente ningún fabricante tradicional, a pesar de lo que digan sus maquinarias de marketing, disponen a día de hoy de ninguna solución Cloud.

En esencia, ASP consiste en poner en un servidor externo a la empresa cliente cualquier aplicación, independientemente de su tecnología o arquitectura, es decir, vale una antigua aplicación, incluso con tecnología cliente servidor, y cobrar una cuota periódica por el uso del sistema.

Por otro lado, cloud está relacionado con compartir, ya sea infraestructura, plataforma y/o software / servicios buscando eficiencia en el uso de recursos y máxima flexibilidad para adaptarse rápidamente a las cambiantes necesidades de las empresas. Dentro del mundo cloud distinguimos tres conceptos IaaS (Infraestructura como servicio), PaaS (plataforma como servicio) y SaaS Software como servicio; nosotros nos centramos en este último concepto ya que es el que está relacionado con el software de gestión empresarial en cuanto a uso de la solución por parte del cliente final. El software de gestión empresarial, para poder ser considerado cloud, ha de tener una arquitectura Multitenant, es decir, una arquitectura de desarrollo que implica que la misma instalación puede ser utilizada por múltiples clientes; mientras que una aplicación en modo ASP implica que se realiza una instalación por cada cliente con sus implicaciones en cuanto a infraestructura necesario y costes de mantenimiento y actualización, el mundo cloud, íntimamente relacionado con compartir, logra la máxima eficiencia en el uso de la infraestructura y optimización en cuanto a los costes de mantenimiento, al lograr que una única instalación pueda ser utilizada por miles de clientes lo que redunda en máximo valor para el cliente al coste más optimo. La arquitectura multitenant explica por qué modernos fabricantes de software de gestión podemos ofrecer soluciones muy completas desde el punto de vista funcional, incluyendo mantenimiento del sistema a precios tan competitivos comparado con las antiguas aplicaciones de gestión comercializadas en modo ASP.

El motivo por el que la mayor parte de fabricantes tradicionales no han invertido en desarrollar aplicaciones cloud es porque el cloud va en contra de sus intereses económicos en el corto plazo ya que pasaban de vender una licencia, lo que supone un ingreso inmediato, a cobrar una cuota mensual. El éxito del mercado cloud, les ha llevado a tener que comercializar sus antiguas aplicaciones en modo ASP para intentar de algún modo salvar su cuota de mercado por no haber invertido a tiempo en el mundo cloud, pero es evidente que si quieren mantenerse tendrán que invertir o comprar algunos de los fabricantes que sí han hecho el esfuerzo de incorporarse al mundo cloud en el momento adecuado. Si te interesa ampliar información sobre este punto te sugiero el video de 2 minutos ventajas del software de gestión cloud para PYMEs y el post multitenancy que es y su importancia en soluciones de gestión cloud para PYMEs

 

 

  1. Facilidad de contacto con el fabricante. Aunque la solución esté en la nube, lógicamente, detrás del producto y servicio siempre hay personas. Confirma que el fabricante del producto sea fácilmente contactable, que exista un teléfono y email claramente identificados en la página web. Aunque el producto tenga un precio reducido, ten en cuenta que cuando hablamos de software de gestión empresarial, ya sea un CRM Cloud o una aplicación de facturacón o contabilidad, estamos hablando de clientes, procesos, documentos, facturas, cobros, etc, es decir, al fin y al cabo, estamos hablando de dinero, por lo cual te sugiero que antes de tomar ninguna decisión llames al fabricante y a la vez que resuelves cualquier duda que tengas sobre el sistema, compruebes qué tal es su servicio de atención al cliente.

 

  1. Posibilidad de configuración, adaptación a tus necesidades y facilidad de uso. Este punto es  independientemente de la tecnología de la solución y de su forma de comercialización; el producto para que tenga utilidad ha de adaptarse a vuestras necesidades, esa adaptación ha de poderse realizar de un modo rápido y sencillo ya sea por vosotros directamente o por algún consultor externo.

 

  1. Acceso a una demo. Antes de tomar ninguna decisión, solicita acceder a una demo de la aplicación para comprobar que cubre tus necesidades y que es fácil de utilizar.

 

  1. Soporte / servicios.  Comprueba si se incluye o no soporte y cómo es este soporte. Es decir:

 

  1. Canal del soporte. Es sólo por email, o también es telefónico e incluyen soporte en remoto. Si incluye soporte telefónico confirma el precio de llamar a ese número.
  2. Idioma del soporte. En qué idiomas te podrás comunicar con ese departamento de soporte y confirma de un modo realista que se ajusta a tus necesidades.
  3. Servicios. Confirmar que en caso de ser necesario, el fabricante directamente o a través de colaboradores, nos ofrece servicios de configuración y formación.

 

  1. Idioma. Aquí hay que tener en cuenta que no sólo nos referimos al idioma del software, sino que además deberemos de considerar los idiomas en los que están disponibles la ayuda, los manuales y videos de formación y el soporte al cliente tanto por escrito como el soporte telefónico.

 

  1. Alojamiento de tus datos. Confirma que tus datos estén alojados en una empresa de primer nivel con copias de seguridad automáticas.

 

  1. Precio del servicio. Para comparar distintos precios hay que tener claro qué incluyen: Acceso total a la solución, calidad de la empresa que aloja los datos, copias de seguridad, incluye o no soporte telefónico y por email, manuales de formación. Por otro lado, si lo que comparas es un producto Cloud y un producto ASP, confirma que en este último caso, se incluya todo el software necesario para hacer funcionar la aplicación, es decir, base de datos, sistema operativo, antivirus del servidor, copias de seguridad, mantenimiento del servidor y actualizaciones del software no sólamente del software de gestión en sí, sino además del resto de aplicaciones necesarias para hacer funcionar ese software como la base de datos y el sistema operativo. Una solución cloud te va a incluir todo lo necesario para que utilices el producto, mientras que en el caso de productos comercializados en modo ASP, tendrás que confirmar que esto es así (ojo mira bien que si ese producto necesita por ejemplo SQL Server para funcionar, te incluyan en el precio las actualizaciones de esa base de datos, lo mismo que del sistema operativo); por otro lado, es probable que te encuentres, dentro del mismo producto, distintos precios para distintas funcionalidades; en este caso es importante que los distintos niveles de precios estén muy claros, que la funcionalidad que incluye cada tipo de usuario sea fácilmente entendible. Si no es así, para comparar, ponte siempre en el peor de los casos, es decir, que necesitas el usuario de mayor funcionalidad.

 

  1. Periodicidad de la cuota mensual o anual. La mayoría de las tarifas de precios que te encontrarás están presentadas en formato mensual. Confirma que el pago es también mensual o si por el contrario, aunque el precio venga presentado en formato mensual, el pago es anual.

 

  1. ¿Existe compromiso de permanencia mínima? Es decir, nos obligan a estar pagando cuotas durante un período determinado o si por el contrario podemos, en el momento que lo deseemos, exportar nuestros datos y darnos de baja del servicio.

 

  1. Facilidad para modificación en el número de usuarios. Conectado con el punto anterior, comprobad que en cualquier momento podéis incrementar (esto seguro que sin problemas) o disminuir el número de usuarios ajustando en ese momento la cuota de vuestra suscripción.

 

  1. Domicilio fiscal de la empresa que nos factura. En el supuesto de que tengamos que hacer alguna reclamación, siempre será más fácil y efectivo pedir responsabilidades, si la empresa con la que estamos contratando se encuentra fiscalmente establecida en nuestro país.

Por otro lado, si se trata de una empresa establecida fiscalmente en España y que te factura el servicio desde aquí estará liquidando impuestos en nuestro país y no utilizará el mundo cloud o las nuevas tecnologías para perpetrarse de subterfugios fiscales y no pagar impuestos que tanto daño están haciendo precisamente a las PYMEs y a la sociedad en general.

 

El mundo cloud está revolucionando el sector del software de gestión empresarial, aportando enormes ventajas para las empresas, especialmente para las PYMEs. Cloud está íntimamente relacionado con compartir (infraestructura, plataforma, servicios), optimización, flexibilidad y variabilización de costes, es decir, paso de los antiguos modelos en lo que hacía una inversión en licencias, a pagar por el servicio que utilizo con la tranquilidad de no tenerme que preocupar por instalaciones, actualizaciones o copias de seguridad. Aprovéchate de todas las ventajas que te aporta el mundo cloud teniendo los criterios necesarios para valorar la solución que más se ajusta a tus necesidades.

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