10 Cosas desconocidas que tu CRM Cloud puede hacer por tu empresa

descubrir CRM Cloud

Los CRM han evolucionado desde básicamente gestores de contactos hasta, los más modernos CRM Cloud, soluciones colaborativas que inciden doblemente en tu cuenta de resultados al ayudarte a vender + (incremento de ingresos) y a ser + eficiente (reducción de costes).

Esta evolución se ha acelerado especialmente en los últimos años gracias al mundo cloud que está permitiendo poner a disposición de las PYMEs soluciones impensables hasta hace bien poco por unas cuotas mensuales muy reducidas (SAAS software as a service).

El mundo en general está cambiando a una velocidad probablemente muy superior a cualquier otro momento de la historia. En concreto en el sector del software de gestión empresarial estamos viviendo enormes cambios derivados de la combinación tecnología y nuevos modelos de negocio; por otro lado, esta innovación no está viniendo precisamente de los –dinosaurios- SAP, Oracle, Microsoft… los cuales independientemente de lo que en sus mega campañas de marketing  digan, han hecho muy poco o ningún esfuerzo de innovación en el mundo cloud ya que esto supone para ellos una enorme reducción de ingresos en el corto plazo en beneficio de los clientes.

Hoy en día, los modernos software CRM Cloud permiten realmente implementar tu estrategia empresarial de CRM, es decir, poner al cliente como el centro de tu actividad gracias esencialmente a haberse convertido en verdaderas soluciones colaborativas que integran clientes y empleados a través de procesos, documentos y proyectos.

En este post, recogemos 10  funcionalidades de los modernos CRM cloud / soluciones colaborativas que quizá desconoces y que te ayudarán a vender + y ser + eficientes.

  1. Gestión por procesos; más allá de los procedimientos específicos de nuestros comerciales.

Los modernos CRM Cloud incluyen configuradores de tareas, procesos, flujos de trabajo o BPM online (Business Process Managment). Un configurador de procesos en esencia te permite recoger cualquier procedimiento de tu organización de un modo electrónico, definiendo las fases del proceso, personas  o grupos de personas involucradas, información a registrar en cada fase y comportamiento del proceso en función de la información registrada en cualquiera de las fases a partir de condicionales. El sistema te permitirá recoger ilimitadas fases y condicionales según tus necesidades.

El configurador de procesos va a ir más allá de los flujos de trabajo específicos del departamento comercial, ya que podrá cubrir cualquier procedimiento de la organización ya sea de ventas, post-venta, servicios en general, logística, RRHH o administración; es decir, los procesos podrán afectar a un único departamento o, y ahí está una de sus grandes ventajas, integrar de modo estructurado personas de diferentes departamentos; esto representa un cambio sustancial en las herramientas CRM en cuanto a las posibilidades que se abren de colaboración e integración en las empresas.

Por tanto, las principales ventajas que te va a ofrecer el CRM Cloud en cuanto al configurador de procesos o tareas son:

  • Gana eficacia y eficiencia al estandarizar los procedimientos relevantes de tu organización. Por procedimientos relevantes nos referimos a aquellos relacionados con la generación de ingresos y todos aquellos que te ayudan a ser más eficientes.
  • Integra el departamento de ventas con el resto de la organización mediante procedimientos estructurados. Los departamentos dejan por fin de ser islas. Los datos, y tareas fluyen de un modo ordenado y eficiente.
  • Tus colaboradores saben qué hacer en cada tarea ya que éstas llegan a su flujo de trabajo el cual les involucra en la fase adecuada según la definición del proceso.
  • Fácil explotación de la información basada en los procesos. La información que tenemos aquí es de enorme relevancia, ya que tendremos recogido en el sistema datos como incidencias, servicios abiertos, ordenes de trabajo, solicitudes de compra, reclamaciones de gastos,… y a partir de estos datos podremos crearnos fácilmente cuadros con la información necesaria.

Si te interesa la gestión por procesos en las PYMEs te sugiero que leas el post –procesos sencillos que aportan gran valor en la PYME-

flujos de trabajo iSiigo

 

  1. Tareas preconfiguradas

Los modernos CRM cloud o soluciones colaborativas además de disponer de un BPM online, para facilitar el que comiences a beneficiarte de la solución desde el mismo momento en que te das de alta en la misma, traen preconfigurados los procedimientos más habituales que en muchos casos son suficientes para la mayoría de las PYMEs.

Los procedimientos preconfigurados más habituales van a ser:

  • Procedimientos generales: Correspondencia, nota, tarea.
  • Procedimientos comerciales: Tarea comercial, presupuestos.
  • Servicios: Quejas y reclamaciones, servicio al cliente.
  • Procedimientos Administrativos y RRHH:

    • Subtipos de procedimientos administrativos: reclamaciones de gastos, solicitudes de anticipos, suministros, reparaciones, activos fijos,…
    • Subtipos de procedimientos RRHH:  Altas, bajas, Vacaciones, baja por enfermedad, otras ausencias, formación,…
  • Procedimientos calidad:  Auditorías, control documental, producto no conforme, Acciones CPM Correctiva, Preventiva y Mejora.
  1. Gestión de Alarmas

Las fechas importantes, tus compromisos con clientes, colaboradores, proveedores, vienen reflejadas en los procesos. Gracias a los procesos, se crean alarmas que te avisarán en el momento adecuado de una acción a realizar; estas alarmas además de avisarte en el propio sistema lo harán vía e-mail, de ese modo incrementaremos las posibilidades de mejorar la calidad de servicio y satisfacción de nuestros clientes.

  1. Gestión de planificación / calendario

La planificación es un reflejo de las acciones a realizar o realizadas. Estas acciones se originan a partir de procedimientos los cuales a su vez podrán o no afectar a la planificación de una o varias personas. De este modo tendremos conectados procesos y eventos (aquellos procesos que afectan a la planificación) y la planificación podrá ser compartida entre los miembros de la organización.

  1. Gestión de proyectos o expedientes.

Como parte esencial de un buen CRM Cloud, podremos gestionar cada uno de nuestros proyectos o expedientes. En el expediente podremos registrar todas las acciones realizadas o pendientes de realizar, la documentación asociada al mismo, información económica y cualquier otro dato. Tener integrados los proyectos en el CRM supone importantes ventajas entre ellas el tener información relevante del cliente que beneficiará tanto a ventas como al departamento de servicios y administración lo que nuevamente redundará en facilitar la mejora del servicio y satisfacción del cliente.

  1. Gestión Documental Avanzada.

Aquí es importante distinguir entre un repositorio de documentos y una gestión documental ya que las ventajas que ofrece esta última son muy superiores. Básicamente un repositorio de documentos es un espacio en disco, ya sea en tu ordenador, servidor de tu red, o en herramientas en la nube, por otro lado muy útiles conociendo sus ventajas y limitaciones, como son dropbox o google drive  Los documentos los guardas en ese espacio de disco duro pudiendo montarte una estructura de carpetas/ subcarpetas, lo cual es de gran utilidad tanto para uso personal como para guardar y compartir en tu empresa ficheros que os ocupan gran espacio en disco como fotos con los que no necesitas establecer un nivel especifico de seguridad con control visualización o edición para un grupo de usuarios de tu empresa o disponer de posibilidades de búsqueda importantes.

Una gestión documental te va a permitir guardar los documentos de una forma estructurada, segura y con control de quién puede visualizar y editar y con un log de quien y cuando ha visto y/o editado el documento; cuando hablamos de guardar los documentos de forma estructurada, nos referimos  a que el documento lo conectas a tu cliente, empleado, proyecto / oportunidad de venta, producto o servicio, tarea y lo podrás buscar por innumerables criterios sin necesidad de crearte complejas estructuras de carpetas o subcarpetas que en entorno donde trabajan varios usuarios, pueden llegar a ser complejas; para lograr esto y que además tengas control de edición y visualización con diferentes niveles de seguridad, es necesario que este documento se guarde dentro de una base de datos relacional y esto representa una diferencia sustancial entre un repositorio de documentos que utiliza exclusivamente espacio en disco duro y una gestión documental la cual trabaja sobre una base de datos, proveyendo este último sistema múltiples ventajas relevantes para la empresa.

  1. Campañas de e-mailing.

El mayor activo comercial que tenemos todas las empresas  es nuestro listado de clientes y posibles clientes. Sin lugar a dudas, hoy disponemos de diferentes herramientas de marketing online que nos abren un muchas oportunidades como redes sociales y publicidad online; sin embargo, no debe de faltar en ningún plan de marketing las acciones de e-mailing, las cuales, bien realizadas continúan constituyendo una herramienta poderosísima para conversión de posibles clientes y fidelización de los existentes. El e-mailing es esencial en cualquier buena estrategia de marketing de contenidos. Si queréis profundizar en el tema, os sugiero leer el libro de Franck Scipion sobre e-mail marketing

Desde el punto de vista de herramienta, lo importante del CRM es que te va a aportar los datos que necesitas para filtrar el grupo de clientes y potenciales al que quieres lanzar la campaña. Para la ejecución de la campaña, aquí nada mejor que las plataformas de e-mail marketing que hoy tienes a tu disposición por cuotas muy reducidas e incluso gratuitas para comenzar. Entre ellas destacamos Mailchimp, Aweber y una muy buena plataforma hecha aquí en España: MDirector.

Estas plataformas de e-mail marketing te van a permitir, que extrayendo tus datos del CRM puedas lanzar e-mailing con diseño muy profesional de un modo muy sencillo al contar con innumerables plantillas diseñadas por profesionales y además tener múltiples estadísticas de ratios de apertura y conocer de modo detallado quién ha abierto el mailing y en qué links ha hecho clic.

  1. Muro de noticias. -El facebook privado de tu PYME-.

Hoy cualquier PYME tiene personas que o bien trabajan desde su casa, o están a miles de kilómetros de nuestra oficina intentando conseguir nuevos mercados o realizando cualquier tipo de servicio, o incluso personal continuamente desplazado en las empresas de nuestros clientes. El muro de noticias o tu red social privada, lo que te va a permitir es que compartas información entre tus compañeros de un modo sencillo y rápido, introduzcas un –me gusta- o cometarios sobre cualquiera de las noticias; de ese modo facilitas la colaboración e incrementas el sentido de pertenencia atenuando las barreras físicas que representa la dispersión geográfica. Es funcionalidad es muy sencilla y sin embargo altamente efectiva en facilitar el trabajo en equipo.

  1. Presupuestos por internet.

Como vendedor, en relación a los presupuestos, siempre he querido:

  • Saber en qué momento mi posible cliente abría el presupuesto.
  • Poder intercambiar información en relación con el presupuesto y que esta quedara registrada directamente en nuestro sistema de CRM sin necesidad de pedir a mi cliente que entrara en un portal cosa que por lo general es una tarea defícil de lograr.
  • Facilitar a mi cliente el que me compre. Siempre ha sido una barrera eso de decir alguien que imprima el presupuesto, lo firme, lo escanee, y cuando nos llega el pedido y tocamos la campana, aparece el –ogro- de administración diciendo que al presupuesto le falta el sello, que si al formato le falta una coma,  o cualquier –zarandaja- administrativa que ni el cliente, ni los vendedores ni nadie normal entiende; con lo que cuesta vender ¿Por qué queremos encima complicar la vida al cliente para aprobar un presupuesto?

Bien, pues aquí tenemos otra funcionalidad para facilitarle la vida cliente y por tanto a nosotros mismos: los presupuestos por internet. Esta funcionalidad nos permite enviar de un modo sencillo el presupuesto a nuestro cliente y cuando este entra en el email, realmente entra en nuestra plataforma de un modo seguro y directo, donde quedará rastro cuándo lo ha leido, si lo ha impreso o reenviado a alguien, podrá realizar cualquier tipo de cometario e interactuar con nosotros así como aprobarlo con un simple clic. Todo esto quedará reflejado en el presupuesto a través de un flujo de trabajo que se crea automáticamente al enviar el presupuesto sin necesidad de pedir a nuestro cliente que entre en un determinado portal ya que esto se producirá de forma natural y directa a través de un e-mail. En el momento que el cliente aprueba el presupuesto, este queda marcado como tal, y el flujo de trabajo cambia su estatus pudiendo por tanto ser asignado al departamento de servicios, administración o a quien proceda.

  1. Movilidad

Además de todo lo anterior, podrás entrar en el sistema desde cualquier dispositivo conectado a internet. Tu CRM cloud estará accesible 24×7 pudiendo exportar los datos que necesites para acceder offline también a la información necesaria en el supuesto de que te encuentres en algún rincón del planeta sin internet.

Como resumen, hoy en el mercado tienes acceso a modernas soluciones CRM Cloud que son verdaderas soluciones colaborativas lo cual es intrínseco al concepto de CRM si realmente queremos poner al cliente como centro de nuestra actividad.

El mundo en general está cambiando a una velocidad probablemente muy superior a cualquier otro momento de la historia. En concreto en el sector del software de gestión empresarial estamos viviendo enormes cambios derivados de la combinación tecnología y nuevos modelos de negocio; estos cambios benefician especialmente a las PYMEs ya que ahora tienen a su disposición modernas herramientas muy fáciles de utilizar y a la vez muy potentes con las que pueden trabajar el mismo día que se dan de alta en el sistema y por unas cuotas mensuales muy reducidas.  Aprovechadlo!!!

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